2業務改革の進め方
「『見える化』で効率化すべき業務を絞り込む」
- 業務改革の具体的な検討はどのように進めていきましたか？
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齋藤様
実は業務の見直しと並行して、基幹システム刷新の検討も進んでいました。調査の結果、基幹システムが関与する業務は全業務の2割程度で、それ以外の8割に対し「てこ入れ」しなければ削減効果が出ないと判明しました。これらは当社の主力業務に該当すると同時に、文書化されていない、つまり、属人性が高く、時には人によってバラバラなものもありました。
そこで現場メンバーも含めたワーキンググループを作り、アメリス様とともにヒアリング、業務の棚卸・分析を実施して、「業務全体マップ」としてまとめていきました。この「業務全体マップ」は業務の「見える化」に効果がありました。誰もが同じ目線で把握できるようになり、自ずと浮かび上がってくる「ムリ・ムダ・ムラ」から、効率化すべき業務を絞り込むことができました。結果として改革を推進していくうえでの社内のコンセンサスをスムースに得ることができました。
- 業務全体マップで「見える化」した後、どのような方針で削減を進めていきましたか？
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齋藤様
当時の当社は、支店の独立性を重視する運営だった背景もあり、たとえば資材の調達ひとつとっても、支店ごとに一様でないという感じでした。従って、たとえば大阪支店から東北支店へ異動した社員は、業務は同じなのに、ルール・書類・帳票・フローが違うなんてこともあったのです。逆に言うと、この差異を統一すれば、業務プロセス改善に大きく貢献できると考えました。
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入本
これまで本社と支店合わせて約80,000存在していた業務ルールを、法務部様主導で100の社則に、業務刷新部様主導で100の業務要領書に集約しました。ISOの規定・基準をはじめとした文書から、発信文書で定義された業務ルールまでを分類・整理のうえ、現在も効力があるか否かを判定していただいたり、支店の業務ルールの横並び表を作成し、統一や廃止の判断を進めていきました。その過程で、支店の独自のルールは一部分を残し原則撤廃、また、経営判断に用いられることのない形骸化された報告業務等の廃止し、業務パターン自体を削減されました。
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齋藤様
社則は当社法務部が担当し、業務要領書を業務刷新部とアメリス様にて担当する体制です。各現場において、アメリス様のメンバーがヒアリングを進め、業務要領書の土台を書き上げた後、現場担当者が加除修正する作業をくりかえしました。1つの文書につき、10回以上のやりとりしたこともありました。
業務要領書は、2018年4月に全社統一版を作り始めて、当初はその越えるべき山の大きさに途方に暮れていましたが、そんな産みの苦しみをアメリス様と二人三脚で乗り越えた達成感があります。フィックスした業務要領書の束を見て、なんとか業務改革の目処は立ちそうだなと実感したものです。
余談ですが、アメリス様との会議は2018年まで対面で行っていましたが、2019年からは移動時間ももったいない、意志決定サイクルを早くしようと、いち早くリモート会議を導入していました。結果的に、コロナ禍においても、整斉と仕事を進められました。自分たち自身の業務を率先して改革していたからこそ、全社の業務改革の成功につながったとも言えます。
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入本
こうして全国的に業務ルールのうち多くが統一されたことにより、人事異動先で同一の業務ルールにて仕事を行えるようになったり、新卒・中途採用で入った新しい社員の業務の立ち上がりが迅速に行われるようになり、人材の流動性へ寄与できたと考えています。また、統一段階で全社のベストプラクティスを厳選しているとも言えるので、これを利活用することで、業務の品質の統一・向上にもつながっていくことを目論んでいます。
- こうした業務の統一や廃止を行う際、注意すべき点はありましたか？
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齋藤様
ISO文書、J-SOX文書がネックになるケースがあるかもしれません。当社の場合は、各支店でISOを運用しており、一口にISO文書と言っても似て非なるものが存在するということがありました。統合作業では、入本さんがISOに明るい品質環境安全部の担当者とともに、全支店を網羅的に横並び比較しながら、チャンピオンケースを作っていってくれました。
J-SOX文書については、会計領域だったのでISOほどの大差はなかったものの、業務フローを統合する都合上、監査法人に逐一了承を取っていくようにしました。これらのISO文書とJ-SOX文書で重複する業務内容があれば、入本さんのアドバイスをもらいながら記述を揃えていきましたね。
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入本
ISOにおける必要要件には精通していたのと、ゼロベースではなく、すでにISO準拠のドキュメントとして成立していた文書の平仄を合わせていったかたちです。
これらの文書群は、業務浸透用のアプリケーションである『業務エントランス』に掲載のうえ、各支店の責任者・主要担当者に、対面またはオンラインにて説明会を実施し、「統一されると問題がある点」「各支店が独自に行っている優れた取り組み」等について、業務シーンごとにコメントをしていただきました。総論としての意見だけではなく、各シーンの課題や地域特性を整理したうえで納得性が高いかたちで統一が進められたと感じています。