3現場への浸透
「若手が活用、社内インフルエンサー的な存在に」
- ここまでの業務改革の現場への根付かせ方、社員への浸透はどのように進めましたか？
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齋藤様
浸透段階においても、統一後の業務文書を『業務エントランス』にすべて掲載しています。『業務エントランス』はクラウドベースのアプリのため、いつでもどこでも、テレワーク環境下でも、工事現場でも、最新情報を閲覧できます。
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入本
「ここを見れば全ての最新ルールが確認できる状態」にしたことで、社員の皆様は業務ルールの速やかな検索・確認が可能になっています。営業日平均で1日約1,000アクセスがあり、その分、各主管部署への個別の問い合わせは減少しているのではないかと考えています。
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齋藤様
そうですね。これまで分散されていた情報が一元管理されている点で、社員が求める情報を探す効率は上がっていると思います。実際、技術を取りまとめする部署や、工事を管理する部署を中心に、頻繁に活用してくれるヘビーユーザーが現れていますが、現場の最前線の全階層がすべて見てくれているかというと、まだそこには至っていませんね。
- 現場へ浸透させていくコツはありますか？
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齋藤様
経験則として、大規模な説明会に大人数集めてまとめてやる方式は響かないと思っています。逆に、個別・少人数でやると、聞く耳を持ってくれる気がします。説明にしても、単一方向で伝える座学ではなく、ディスカッション形式で進めたほうが効果的だと感じています。やはり「ジブンゴト」として捉えてもらうことが大切なのでしょう。
こうしたディスカッションの場にも、アメリス様には同席して頂いて、現場の課題感とドキュメントの内容をすり合わせていくという地道な調整は続けましたね。やはり業務の主役は現場です。私たちは現場業務を経験していないからこそ、彼らの声を真摯に聞いて、本質的な部分を見出し、推敲し、迅速に改訂していくことを心がけています。その点、業務要領書を『業務エントランス』上でリアルタイムに最新化するたび、現場業務に反映されていき、そこでまた新たな改善が生まれるというサイクルが回り出しているので、少しずつ浸透度が上がってきている実感はあります。
これはある支店での実話なのですが、打ち合わせ中、若手がスマートフォンで、『業務エントランス』内の「マニュアルナビ」を参照しながら、お客様にスムースに説明をしている様を横目で見て、ベテランがびっくりしていたそうなのです。そして、その後「なんでこんな良いものを周知してくれてなかったんだ」と連絡してきまして（笑）。それで「改めて自分たちに個別勉強会をして欲しい」というオファーにつながったというケースもあります。若手が社内インフルエンサー的な存在になっているのですね。
- 業務改革を浸透させていくうえで、専用アプリケーション『業務エントランス』を用いるのは、どんな優位性がありましたか？
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齋藤様
おそらく常に業務効率を考えていた社員は各所にいて、それぞれ現場で改善を進めていたのだと思います。それがこの『業務エントランス』で、全社に展開する窓口が開き、敷居も低くなり、一本化されたことで、視野が全社まで広がったのだと思います。同時に、現場側も投稿することによって、さらに同じ考えを持つ人と意見交換できてさらなる改善が見込めるようになっているし、オープンな場なので皆の納得性も高まっていると感じています。
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入本
現場からのコメントへの対応等も積極的に行うことで、少なくとも半期に1回は業務の見直しが行われることになりました。また、社員のログインログ・各業務ルールの利用ログ・検索ログ・現場からのコメントなどをモニタリングし、新業務の浸透度の定量的な確認と、現場の情報ニーズの把握ができるのも、『業務エントランス』の優位性だと考えてます。
- 現在は、業務改革専門組織は、「DX推進本部」へと進化を遂げたとのことですが、これは、「業務改革」と「DX」は大きく関係しているということでしょうか？
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齋藤様
はい、DXの一環として、基幹システムを刷新するケースが増えていると思いますが、業務が統合されて、全社的に標準化されていなければ、その効果は限定的になってしまいます。
そもそもシステムを作る側からしても、業務がバラバラの状態では作りようがないですから。また、DXを進めるうえでも更に業務統合が必要になる場面も出て来ます。
業務改革とDXは表裏一体の存在です。「現場を変えたい」と考えられている方は、ぜひ昨今のDXの潮流を業務改革のきっかけにして欲しいと思います。