アセットマネジメントやファンドビジネスを手がける企業が目指す、AUM拡大。その実現と共に両立しなくてはいけないのが、内部統制です。ただ、AUM拡大と内部統制を両立させないといけないと分かっていても、どのように実現したら良いのかわからないという方も多いのではないでしょうか。
そこでこのコラムでは、アセットマネジメント会社のAUM拡大と内部統制の両立を実現する「業務改革」、その入り口である「業務の見える化」について、アメリスが提供する「業務の見える化サービス」のメソッドを中心に解説します。
アセマネ企業によくある日々の業務の悩みとは？
アセットマネジメント会社の業務上の課題は、期日管理や業務の属人化解消、情報セキュリティ対策といった一般的なテーマに加えて、業法対応、投資家・レンダー対応などの業界特有の悩みまで、多岐にわたります。
中でも業績や将来性に大きく関わるのが、事業（AUM）拡大と内部統制です。これら一連の課題を解決するためには、まず社内業務の見える化を進めることが有効です。
社内業務を体系的に管理するメリット
社内業務の見える化を進める上での前提となるのが、業務全体の体系的な管理です。社内業務の体系的な管理によって安定的なオペレーションが可能になるほか、知りたい業務の内容をすぐに把握することができるため、誰でも標準的な業務を実施することができるようになります。
業務の体系的な管理が、アセットマネジメント会社の経営層を悩ませる社内業務のさまざまな悩みを解決し、ビジネスを確実な事業拡大へと導きます。
“業務の見える化”サービスの第1フェーズ
業務の見える化・再構築というアプローチで課題を解決するのが、アメリスの業務改革サービスです。
アメリスの業務改革サービスは、「フェーズ1」である業務の見える化・業務プロセスの再構築と、「フェーズ2」の業務の浸透と伴走という、大きく2つのフェーズに分けることができます。
フェーズ1は、以下の3つのステップに分類できます。
- ① 業務の棚卸
属人化した業務や暗黙知を含む現状業務の棚卸（体系化・構造化） - ② 課題抽出・対応方針策定
①の過程で抽出された課題の整理・対応方針策定 - ③ 業務の再設計・正式文書化
対応方針に基づいた業務の再設計・正式文書化
特に、1つめのステップである①業務の棚卸＝業務の見える化をしっかりと行うことが重要です。
今回のコラムではこのフェーズ1にフォーカスし、次からは、3つのステップについて詳しく解説していきます。
ステップ①: 業務の棚卸による体系化・構造化
では、業務改革のスタートである業務の見える化は、具体的にどのように進めれば良いのでしょうか。ステップ①でアメリスがご提供するサービスは、業務全体マップの作成です。属人化され、社内の暗黙知となっている業務を棚卸して、マップとして可視化します。対顧客業務、社内共通業務、コーポレート業務などといった、企業の業務分類をベースに、業務項目を洗い出します。
アメリスはアセットマネジメント業界の支援実績が豊富なため、実際のファンドビジネスに合致する業務全体マップの標準的なフォーマットを社内に蓄積しています。標準的なフォーマットをベースに、お客様ごとに特徴的な業務をヒアリングしてマップを構築していくので、抜け漏れなく正確かつスムーズに業務全体マップを作成できます。
また、アメリスには金融機関やアセットマネジメント会社での勤務経験者、税理士などの多くの専門家が在籍しています。実際の業務経験を有する人材が、お客様のビジネスにおいて重要度の高い業務を優先的、効率的に特定できます。
ステップ②: 業務シーンに応じた課題の抽出
業務の見える化の次の段階であるステップ②では、可視化したそれぞれの業務内における課題を抽出します。丁寧なヒアリングと調査で各業務上の実際の困りごとを抽出した上で、どれから先に取り組むべきかという、優先順位を決定します。
アメリスは、ファンドビジネスにおける知見に基づき、業務シーン別のトラブルやボトルネック等のお客様の課題を正確に洗い出すことができます。
ステップ③: 業務プロセスの文書化
ステップ③では、ステップ①と②で整理した対応方針を基に、業務プロセスを再設計します。さらに、再設計した業務プロセスを統一フォーマットで業務文書化します。業務プロセスを整備し、社内の正式文書として位置付けておくことで、投資家やレンダーへの説明責任もスムーズに行え、アセットマネジメント会社特有の課題の1つであるSOC監査（※）についても効率的に対応することが出来るようになります。
（※ ここでは投資家がアセットマネジメント会社に対し提出を求めるSOC報告書のための監査を指します）
業務の正式文書化は、アセットマネジメント会社の説明責任の履行や、監査業務の効率化に役立ちますが、その前段階の業務の課題抽出を行うだけでも、アセットマネジメント会社の業務改革は大きく前進します。まずは、ステップ①とステップ②の業務の可視化・課題抽出に着手するのがおすすめです。
「業務の見える化」を行ったお客様の声
業務改革の入り口である業務の見える化に取り組んだ企業では、業務プロセス改善や投資家対応などの面で、さまざまな効果を実感いただいています。そのお客様の声の一部をご紹介します。
- これまで各部が属人的努力によって回していた業務の全体像が整理され、安定的に運用できるようになりました
- 投資家に対する当社体制の説明力が格段にアップし、投資家とのコミュニケーションがスムーズになりました
- 業務プロセスを整理・可視化することにより、短期間でスムーズにBPOできました
課題を可視化できる業務の棚卸から始めよう！
社員たちが努力しても思うように事業拡大が進まない、社内の非効率の理由がわからない、投資家・監査対応に時間がかかっている……そんな悩みを持つアセットマネジメント会社にとって、業務の見える化・体系化は、成果の上がる業務改革に舵を切るための第一歩です。業務全体マップの完成によって、不明瞭だった現状業務の課題が可視化され、初めて本質的な解決に向けて議論する場を設けることができます。
経営層や社員を悩ませる日々の業務の悩みを見える化・解決するために、まずは業務全体マップ作成に向けた業務の棚卸からスタートしてみませんか？
