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手順を踏んで誠意を伝える

せっかく営業をやらせて苦労して取ってきた案件にも拘らず、Noというのは部長としてはやるせない気持ちになりますね。しかもAさんは意気揚々と熱意溢れるプレゼンをしたのですから尚更です。
そこで、今日はNoと伝える場合の伝え方から話したいと思います。
物事に対して即座にNoと言われたり、否定されたら、多くの場合相手は気分を悪くしたり、落ち込んだりします。さらには信頼関係まで壊れる場合もあります。ポイントは即座にNoと言わないことです。
そこで、Noと言うまでの手順を、一例として以下に示します。

1. まずAさんの努力、熱意をしっかり褒める
2. 現在の社内の態勢、方向性などを考えて採用するかどうか検討させてほしいと伝える。
3. Noと伝えるときは、色々と幅広く検討した結果であることを付言する。また、不採用の理由を明らかにする。
4. 本案件の今後の取り扱い（採用の可能性など）についても伝える。
5. 無駄な努力をさせたことについて、部長（上司）として申し訳なかった等の謝罪をする。つまり、部下の行動については上司としての自分に責任があるということを明言する。部下のことを自分事として考える度量を持つ。

以上のような一例を基に、部長自らがAさんに誠意を持って向き合ってほしいと思います。本件のおかげで部長がさらに信頼を得ることになるかもしれません。

次にお話したいこととしては、No以外の選択肢は本当にないのか、ということです。現時点でNoであっても、環境や条件など周辺の状況が変わり、案件の修正が可能であればYesに転化することもあります。その可能性を模索することも大事です。
とかく、私たちはYes・Noという二分法で物事を考えがちですが、YesとNoの間には多数の選択肢があるということも知るべきです。つまり、白か黒かではなくその間にはグレーゾーンがたくさんあります。
少し話が逸れるかもしれませんが、管理職の重要な資質の一つが、このグレーゾーンの問題を的確に処理できるかどうか、というものです。規則通りに処理できることであれば誰でも判断できます。
本案件は、まず、その案件を成立させることは出来ないか、先入観を持たずにNo以外の選択肢を考えてみましょう。その誠意というものが、相手（Aさん）に伝わった時にAさんも納得してくれるのではないでしょうか。
本題のようにどうしてもNoと言わざるを得ないのであれば、仰る通り、頑張りを認め、この案件を取った経験は必ずや将来に大きく役立つことや、自分も若い時にそんなことがあった等々、この経験が決して無駄ではないことを、知恵を絞って伝えましょう！

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