Amelys Journal

（1）電子化に関する制度の緩和

法律で求められる検索要件の記録事項が、「取引年月日」「取引金額」「取引先」に限定されました。また、タイムスタンプ要件の緩和、税務署長の事前承認制度の廃止など、書類電子化を推進するため、制度が緩和されました。

（2）紙出力による代替措置の廃止

容認されていた電子取引データの紙出力による保存が廃止され、電子データでの保存が義務化されました。また、電子データ記録の改ざん等に対して、通常課される重加算税の額に税額の10%の金額が上乗せされるという罰則規定が新設されました。

（3）電子保存義務化に2年の猶予措置

書類の電子保存義務化について、2年間の猶予期間が定められました。所轄税務署長がやむを得ない事情があると認めたとき、電子取引の取引情報のうち電子データで受領・作成したものを印刷して提示できる、または提出を求められたときに応じられる状態になっているという条件を満たせば、2023年12月31日まで猶予が認められます。

（1）体制・目標・予算の決定

まずは、書類電子化プロジェクトの体制を確立します。法律の対象の書類は多岐にわたるため、電子化に関わる業務プロセス改革は、経理部などの限定された部署だけでは完結しません。必要なメンバーを集めて、部署を横断した最適な体制を整えましょう。

また書類電子化に向けて、どの業務プロセス改善と書類の電子化を完了させるかといった目標設定も必要です。新システム導入などに必要な予算も確保しましょう。

（2）対象の洗い出しと業務プロセスの見える化

次に、社内で法律の対象となる書類と、その書類に関係する部署を洗い出します。書類作成部署だけではなく、書類を閲覧・参照したり、決裁を行う部署も関係します。その上で、各書類にかかわる業務プロセスを見える化しましょう。

電子上で書類をやりとりする「電子取引」と、紙書類をデータ化して保存する「スキャナ保存」では、同じ書類の電子化でも業務プロセスが変わります。書類の特性や保存方法、関係者によって異なる業務プロセスを、それぞれ確認することも重要です。

また、ここで様々な課題が抽出できます。抽出した課題は、業務を効率化するための大きなヒントだと思って、一覧にして管理しましょう。

（3）自社の特性やスケジュールに合わせた優先順位の決定

対象や業務プロセスを整理したら、自社事業の特性や、経理・決算等のスケジュールに応じた改革ステップを検討します。経理や人事などの各締切等を見据えて、書類電子化に向けた取り組みの優先順位を決める必要があります。

また、（2）で抽出した「課題」についても、重要度や緊急度等によりその対応の優先順位を決めていきましょう。

なお、業務プロセス見直しに必要な新システムの検証や、テストにはまとまった時間が必要です。決算時期などの区切りによっては、想定したスケジュールどおりに業務プロセスの構築が進まない可能性もあります。2年の猶予期間があるとはいえ、想定外のことが起こることをスケジュールに織り込み、早めに対策を進めましょう。

（4）新業務プロセスの構築

自社事業の特性や、取引先に応じた新業務プロセスを構築します。プロセスの見直しと同時に、社内へのスムーズな浸透のため「どの部署の、誰の業務が、どう変わるのか」というレベルまでしっかりと決めていきましょう。

また、書類に関わる業務プロセスの見直しには取引先の協力も欠かせません。取引先の書類電子化の状況確認や、書類の授受方法変更の依頼など、外部との調整も進めましょう。

書類電子化においては、検索機能の確保も重要です。電帳法における必須要件である検索機能を満たすためのメタデータ（タグ付け）の付与方法等を定め、電子書類を検索できる環境を確保しましょう。

（5）新業務プロセスの浸透

新しい業務プロセスは、構築するだけでなく、社内に浸透させる必要があります。スムーズな新プロセス導入のためには、手順変更が求められる社員への浸透が最も重要です。電帳法の改正内容や、変更される業務フローに関する研修を行うなどして、丁寧に社内への浸透を進めましょう。

書類の電子保存に関するマニュアルも必要です。電帳法でも、書類の真実性を確保するための要件として「事務処理マニュアル等」の備え付けが求められています。確実な運用と社内ルールの浸透のためにも、マニュアル整備を進めましょう。