Skip to content(本文へジャンプ)

Amelys Journal

業務の見える化・業務文書整備を
成功に導く10のポイント<前編>

  • 2022-10-31
  • 業務改革コラム

本サイト「業務改革成功の秘訣」のコラム「業務の見える化とは文書体系に基づいて業務文書を整備すること」にある通り、業務の見える化とは文書体系に基づいて業務文書を整備することです。 最近はDX、SDGs、ESG投資等の必要性が高まってきたこともあり、弊社にも業務の見える化や業務文書の整備に関し、「これからプロジェクトを立ち上げるが、どうすればよいか?」「プロジェクトが上手くいかない」といったお問い合わせやご相談が増えてきました。

まず前編では、「業務の見える化・文書整備プロジェクトを成功に導く10のポイント」について解説していきます。

業務の見える化・文書整備を成功させる10のポイント

まずは以下のチェックリストをチェックしてみて下さい。

  1. プロジェクトの目的(何のために何をやるか)について、
    トップが決心(決定)している
  2. プロジェクトの実行計画が社内で承認されている
  3. 現場にも“何のために何をやるか”が広く共有されている
  4. プロジェクトの実行部隊が組成されている
  5. 現場から、賛成・反対両方の意見がしっかりと上がってきている
  6. 現場の協力体制が整っている
  7. 現場に対してプロジェクトの進捗を伝達する
    “社内広報”の体制が整っている
  8. 業務文書の浸透・メンテナンスを行う部署がある
    (業務統括部など)
  9. 業務文書を会社の正式文書として決定し、
    全社員へ共有する仕組みになっている
  10. J-SOX、ISO、内部監査や外部監査の仕組みと整合させる
    準備ができている

ポイント1: 「目的・計画」
チェックリスト①~③)

何のために何をするのか、プロジェクトの目的を明確に定め、それを含めて実行計画が社内でオーソライズ(正式に承認)され、現場に共有されている必要があります。

プロジェクトの目的を、「コストカット」や「オペレーショナルリスク削減」のようなものにすると現場は動きません。その先にある「このプロジェクトを完遂したら、どんなよい世界になるのか」という具体的な姿を、現状の課題を解決する形で、みんながワクワクするようなストーリーとともに、目的として設定する必要があります。

<プロジェクトの目的の実例>
例1: 「3倍の案件を処理できる現場をつくる」
例2: 「業務の合理化により、意思決定スピードを向上する」
例3: 「顧客向けに人的資源を集中できるよう、体制を再構築する」
例4: 「次期中期経営計画に向けて、上場可能な業務基盤を構築する」

ポイント2: 「プロジェクトの実行体制」
チェックリスト④⑦)

業務の見える化は、幅広い部門の協力が不可欠となる点が特徴です。そのため、業務プロセスを主管する部署を中心に、現場の各部門から選出したメンバーを加えてプロジェクトチームを組成するのがおススメです。
また、適切な部署がないケースもよくあります。その場合は、新たな部や室を作り、専任+兼務で体制を整備するのが良いでしょう。後の運用フェーズのことを考えると、業務プロセスを主管する部署を早めに組成しておくことが非常に有効です。
新設する部署の名称は、例えば業務統括部、総合企画部、業務企画部、DX推進室等が実例として挙げられます。

ポイント3: 「現場の体制」
チェックリスト⑤⑥)

業務を正確に見える化するためには、当然その業務の実務担当者の協力が必要です。実務を良く知っている担当者にヒアリングに応じてもらったり、場合によっては手を動かしてもらわなければなりません。
そのためには、実務担当者が目的を理解・共感し、目標に向かって“よし、やるぞ!”となるように、リーダーの熱いメッセージやプロジェクトの最新の状況を常に社内に伝える“社内広報”の体制、さらには現場からの意見に耳を傾ける姿勢(体制)も必要です。
こうして、“現場との対話関係”を常に意識し、対話の体制や仕組みを整備することで、現場が主体的にプロジェクトに参加し、盛り上げてくれることにつながります。

ポイント4: 「正式文書化の体制」
チェックリスト⑨⑩)

せっかく業務を見える化し、これを新たなルール・プロセスにしようとしても、これを会社の正式な文書として定めなければ誰も守りません。そのため、必ず会社の正式な規程類の一部として定めます。
会社の規程類の中に「規程管理規程」に該当するものがあると思います。この規程の定めに基づいて、可視化した文書を規程類の一部として定めるのですが、業務プロセスを定める文書(プロセス文書)が、規程管理規程において規程類体系に入っていない場合もあります。
その場合は、プロセス文書を規程類として位置付けるよう、規程管理規程を変更し、合わせてその管理方法も定めます。
また、まれに「わが社には規程管理規程がないです」という場合もありますので、その場合は規程管理規程を新設する必要があります。

ポイント5: 「浸透体制」
チェックリスト⑧)

業務の見える化や業務文書の整備は、「見える化したら終わり」「業務文書化したら終わり」ではありません。むしろ、見える化し、業務文書を整備してからが「始まり」です。見える化した業務をいかにして浸透していくか?整備した文書をいかにしてメンテナンスして進化させていくか?これをスタート時から意識しておかないと、上手くいきません。
ITシステムの世界ではよく、「浸透は、構築の2倍のリソースが必要」と言われますが、業務・業務文書の世界も、浸透にリソースを割くこと(その判断をすること)が大事です。

いかがでしたでしょうか。あなたの「業務の見える化」「業務文書整備」プロジェクトはいくつチェック☑がついたでしょうか。
後編では実例をあげて失敗事例・成功事例を解説します。
業務の見える化・業務文書整備を成功に導く10のポイント<後編> をご覧ください。

  1. HOME
  2. Amelys Journal
  3. コロンビアビジネススクール流「改革成功の方程式」