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業務改革成功の秘訣

5課題をプロセスに紐づける

前回までに業務の見える化とは何か、また、業務の見える化における業務文書の重要性について述べてきました。いよいよ、見える化された業務の課題を抽出し、業務プロセスを再構築する作業に入っていきます。

1. 課題を整理する

皆さんも経験があるかもしれませんが、業務の見える化を行っている最中、課題がたくさん出てきます(噴出します)。なぜ、こんな業務を行っているのだろうとか、この業務は別の業務で行ったほうが良いのではないか、などなど。まさに“業務の見える化=課題の見える化”なのです。

業務改革では、アンケートやヒアリングを含め、経営から現場業務での課題まで様々なレベルの課題が、経営陣、本社、現場など、多方面から出てきます。
これらを上手に整理・管理するためには、出てきた課題を全て業務プロセスに紐づけて整理することがポイント(秘訣)です。

具体的には、課題をフロー図のボックス(プロセス)に紐づけて管理するのです。これにより、「この課題は、紐付けられたプロセスの問題である」ということが明確になります。しばしば課題を議論する際に「誰々が悪い」「本社が…」というような意見が出されます。実際には、人の問題ではなくプロセスの問題であることが多く、プロセスの問題として置き換えることにより、業務改革の成功確率は格段に上がります。

2. 潜在的な課題がないかを診断する

出てきた課題を紐づけるだけでは足りません。社内でまだ誰も気付いていない潜在的な課題があるかもしれません。
世の中には業務改革ネタとして、どの会社でも議論されている課題がたくさんありますので、これらを使って“見える化した業務をチェックしていく必要があります。

ここで少し、弊社のチェックポイントの一部をご紹介しましょう。

No チェックポイント 内容
例1 言葉の定義 例えば、「受注内示」や「顧客」などの定義が適切になされているか?
例2 業務の目的 全ての業務において、目的が定義されている必要があります
例3 役割と責任 特に、「提案金額確定」「原価算出」「契約締結」等、複数の部署が関係する業務における各部の役割と責任は明確か?
例4 権限移譲 適切な権限移譲がなされているか?
例5 複数の業務間の関係 例えば「納品業務の効率化」には「見積業務」が深く関係する、など
例6 会計との関係 売上・コストの計上タイミングやそのエビデンスの取り方など

弊社のような専門家が持っているノウハウや、他社事例などを用いて、これら一般的な課題を外さないようにチェックすることが大切です。当然ながら、こうした課題もプロセスに紐付けていきます。

3. どの課題を解くべきか?-優先順位を決める

一連の課題がプロセスに紐ついた形で整理できた時点で、次に考えるべきは、どの課題をどういう順序で解いていくかということです。

ここでプロセスのフロー図が力を発揮します。業務の幹となるプロセス、枝となるプロセス、プロセスの順序、プロセス間の関係、これらがフロー図として表され、課題はそのプロセスに関連付けられています。期間やリソースに制約があり、業務改革に懐疑的なメンバーもいる中で、何から手をつけていくべきなのでしょうか。

まずは、幹となる重要なプロセスに関わる課題に取り組むことが求められます。加えて、同じプロセスに関わる課題や関連するプロセスの課題は一緒に取り組む、など工夫が必要でしょう。どの課題をどういう順序で取り組むべきかを決めれば、山登りでいえば、7合目、8合目まで到達したも同じです。

4. 現場が自立的に解決し始める

どんなことでも「課題を的確に定義し、解くべき課題を決定すれば答えは自ずとわかってくる」ものです。各課題をプロセスに紐づけることができれば、かなりの課題について現場が自立的に答えを導き出してくれます。
もちろん、現場で自立的に解決できない課題も沢山あります。それらに対してはリソース(時には外部リソース)を充てて解決していくわけですが、その際も、現状の業務プロセスを起点にして取り組むことにより、成功確率は格段に上がっていきます。

課題に対して、どんな素晴らしい解決方法を考え出したとしても、業務プロセス全体の中できちんと位置付けて、実行しないと(そしてそれを浸透しないと)、その課題が解決することはありません。
ですので、課題をプロセスに紐づけるのは、業務改革の基本中の基本といえます。

目次

  1. HOME
  2. 業務改革成功の秘訣
  3. 課題をプロセスに紐づける
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